数电票 XML 一文件夹怎么整理成一张台账：查重、合计、导出 Excel
月底报销或做进项台账时，常见的情况是：一个文件夹里几十个数电票 XML，夹着几份电子发票 PDF，有的还重复下载了两次。账上要的是不重复发票的合计，不是“文件夹里所有文件的合计”。
本文先给一个可以手工核对的整理方法，最后再说明工具能帮你做哪些部分。
适用范围：本文只针对中国大陆电子发票——数电票完整 XML，以及版式与 InvoiceOrganizer 已适配版式一致、带文字层的电子发票 PDF。拍照小票、扫描件（没有文字层的图片 PDF）、境外发票不在本文范围内；OFD 文件目前支持有限，建议单独核对。
第 1 步：先把文件夹理顺
- 按
年/月建文件夹，例如2026/10/，一个月一个批次。 - XML 和电子发票 PDF 可以放在同一批；照片、扫描件、境外发票另放一个文件夹，不要混进合计。
- 不要靠文件名判断是不是同一张发票。两个不同文件名可能是同一张发票（重复下载、改过名）。
第 2 步：逐行核对“金额 + 税额 = 价税合计”
每张发票先自查一遍：不含税金额 + 税额，应等于价税合计。对不上的那一张，先停下来查原文件，不要带着错误往下加。
第 3 步：识别重复，再手工合计
怎么判断“同一张发票”：
- 数电票：看 20 位发票号码。
- 有发票代码的旧版电子发票：看发票代码 + 发票号码的组合，只比号码可能误判。
- 号码一致时，再看开票日期、金额、销售方是否也一致；不一致的先人工确认，不要直接当重复删掉。
下面是一个虚构示例（发票号码、金额均为编造，仅用于演示手工计算，不是真实用户数据，也不是软件测试结果）：
| 文件 | 数电票号码（虚构） | 不含税金额 | 税率 | 税额 | 价税合计 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 26440000000000000101 | 500.00 | 6% | 30.00 | 530.00 |
| 2 | 26440000000000000102 | 1200.00 | 13% | 156.00 | 1356.00 |
| 3 | 26440000000000000103 | 300.00 | 1% | 3.00 | 303.00 |
| 4 | 26440000000000000102 | 1200.00 | 13% | 156.00 | 1356.00 |
| 5 | 26440000000000000104 | 2000.00 | 13% | 260.00 | 2260.00 |
另外文件夹里还有一份电子发票 PDF，金额字段看不清楚。
直接把 5 个文件加起来：
530 + 1356 + 303 + 1356 + 2260 = 5805.00
识别重复： 文件 4 与文件 2 号码、金额、税额都一致，确认是同一张发票重复下载，只算一次。
5805.00 − 1356.00 = 4449.00
用 4 张不重复发票反算一遍：
- 不含税金额：500 + 1200 + 300 + 2000 = 4000.00
- 税额：30 + 156 + 3 + 260 = 449.00
- 4000.00 + 449.00 = 4449.00，两种算法一致。
那份看不清金额的 PDF：先不计入，标记为“待人工核对”，确认后再补进台账。空着比填错一分钱更容易被发现。
| 做法 | 计入文件数 | 不重复发票 | 合计 |
|---|---|---|---|
| 文件夹全部相加 | 5 | 按 5 张算（错） | 5805.00 |
| 识别重复后手工合计 | 5 | 4 张 | 4449.00 |
第 4 步：整理成交给会计的 Excel 台账
- 交给会计或账套的台账，应能看出哪张是重复的、哪份 PDF 待核，并以去重后的合计为准。
- 不要把表格再手工抄一遍到另一张表，重复项往往就是这样又回来的。
- 需要按购买方 / 销售方统计时，在 Excel 台账上做筛选或透视。
常见问题
数电票重复了怎么快速发现？ 数电票看发票号码；有发票代码的旧版电子发票看“代码 + 号码”组合。不要看文件名。号码一致后再核对日期和金额。
PDF 发票能和 XML 一起算吗？ 只有带文字层、且属于已适配版式的电子发票 PDF 适合放在同一批；字段不确定的要单独标出人工核对。扫描件和照片不在这个流程里。
OFD 文件怎么办？ 目前支持有限，建议单独核对，不要直接混入合计。
境外发票、普通收据能用这个方法吗？ 不建议。本文的查重和合计方法只针对中国大陆电子发票。
InvoiceOrganizer 能帮你做哪些部分
如果你每月都要整理一批数电票，InvoiceOrganizer 是一个专门做这件事的 Windows 桌面工具。根据官网和商店说明，它可以：
- 批量导入数电票 XML 和已适配版式的电子发票 PDF（文件或整个文件夹）
- 在表格中查看号码、购销方、金额、税额，并显示合计
- 按发票代码 / 号码检测重复并高亮提示
- PDF 字段不确定时标出，提醒人工核对
- 导出 .xlsx 汇总
- 全程离线，发票文件不上传
重复项被高亮后，是否计入合计、导出表里如何体现，请以软件实际界面为准，并按上文方法人工复核一遍。它不是通用 OCR：不支持扫描件 PDF 和境外发票，OFD 支持有限。如果你需要的是这些，请不要购买。
可以先在微软商店（中国区）试用（价格与试用条件以商店页面显示为准），用自己的发票文件夹对照上文方法检查一遍。